Politiques et procédures

Alimentation Juste est dirigé par un conseil d’administration, élu chaque année par les membres, et responsable des affaires financières, des politiques et des relations avec les membres, conformément aux règlements administratifs.

Responsabilités des administrateurs

Les administrateurs sont tenus d’assister régulièrement aux réunions des administrateurs et de siéger aux comités du conseil d’administration, sur demande.
Le rôle principal du conseil d’administration (« le conseil ») est de déterminer la mission et les politiques d’Alimentation juste, de fournir une orientation stratégique et de superviser ses activités, et d’assurer la responsabilité organisationnelle. Cela comprend :

• Sauvegarder l’intégrité institutionnelle et la solidité financière d’Alimentation Juste ;
• Assurer l’adéquation de ses ressources financières ;
• S’assurer que Alimentation Juste fonctionne avec transparence et représente les intérêts de ses membres et de la communauté au sens large ;
• S’assurer que l’organisation reste fidèle à sa mission, à ses valeurs et à son mandat, et les faire progresser,
• s’assurer qu’elle se concentre sur les activités les plus importantes pour la réalisation de ses objectifs.

Plus précisément, le Conseil est chargé de :

1. Développer et approuver la mission, la vision et le plan stratégique annuel d’Alimentation juste, conformément aux objectifs stratégiques d’Alimentation juste.
2. Approuver le budget d’Alimentation juste, s’assurer que l’allocation est conforme aux priorités d’Alimentation juste et garantir l’adéquation de ses ressources financières, avec la base de financement stable et diversifiée dont elle a besoin pour atteindre ses objectifs. a) Suivre la situation financière d’Alimentation Juste.
   b) Approuver les accords à long terme d’Alimentation Juste ayant des implications financières importantes.
3. S’assurer que les politiques d’Alimentation juste sont propices au succès et à la responsabilisation d’Alimentation juste et qu’elles établissent les meilleures pratiques pour traiter avec la communauté et pour utiliser le personnel et les bénévoles, et qu’elles sont établies en consultation avec le personnel concerné.
4. Embaucher, licencier, approuver la rémunération et fournir un soutien continu et un examen annuel des performances d’un directeur exécutif ou d’un autre employé nommé par le conseil d’administration pour accomplir les tâches prescrites par le conseil d’administration au moment de cette nomination.
5. S’assurer que le directeur exécutif (ou son équivalent) est en mesure de gérer de manière compétente les opérations d’Alimentation Juste, conformément aux politiques du personnel.
6. Promouvoir la crédibilité d’Alimentation Juste auprès des principaux groupes d’intérêt, la représenter officiellement auprès des partenaires et défendre les intérêts de l’organisation si nécessaire.
7. S’assurer que le conseil d’administration est bien constitué, préparé et équipé pour s’acquitter de ses responsabilités.
8. Évaluer les résultats globaux de l’organisation.

Réunions du Conseil d’administration

Outre les dispositions du règlement intérieur relatives aux réunions et à la gestion du conseil d’administration, le conseil d’administration doit :

1. Convoquer une réunion de tous les membres du conseil d’administration et du personnel au moins une fois par an.
2. Notifier les réunions du conseil d’administration au directeur exécutif, qui a le droit d’assister aux réunions du conseil d’administration et de participer aux discussions sans droit de vote.
3. Assurer une représentation pertinente du personnel pour les activités clés du programme lors des réunions du conseil d’administration.
4. Approuver la représentation du personnel concerné pour assister aux réunions du Conseil ;
   • Les représentants du personnel seront désignés par le personnel,
   • Les représentants du personnel ont le droit d’être convoqués et d’assister aux réunions du conseil d’administration et peuvent participer aux discussions, mais ne peuvent pas voter sur les questions soumises au conseil d’administration.
   • Les représentants du personnel et le directeur exécutif assistent à ces réunions du conseil d’administration dans le cadre de leurs fonctions rémunérées.
   • Les autres membres du personnel et les membres de l’association peuvent assister aux réunions du conseil d’administration sans rémunération.
5. Nonobstant les dispositions ci-dessus, la Commission peut choisir de se réunir à huis clos pour discuter du personnel ou de questions connexes. Le personnel et les membres n’ont pas le droit d’assister aux réunions à huis clos de la Commission, sauf si leur contribution est directement liée au sujet de la session à huis clos. Dans ce cas, le conseil d’administration peut décider d’inviter l’une ou l’autre de ces personnes à participer à la réunion à huis clos, soit pendant le temps nécessaire pour que leur contribution soit prise en compte.
   être déposée ou pour la durée de la séance à huis clos si la Commission estime que cela est essentiel pour résoudre la question du huis clos. À moins qu’une réunion à huis clos ne concerne explicitement le directeur exécutif, celui-ci a le droit d’y assister.

Gestion des réunions du conseil d’administration

Le président du conseil d’administration (« le président ») et le directeur exécutif fixent les réunions du conseil selon une fréquence convenue d’un commun accord, généralement mensuelle mais pas moins de quatre fois par an, conformément au règlement intérieur. Ces réunions ont lieu à intervalles réguliers et prévisibles et l’on veille à ne pas annuler ou reporter ces réunions, sauf dans des circonstances exceptionnelles. Des réunions spéciales peuvent être ajoutées au calendrier à la demande du directeur exécutif ou du conseil d’administration lorsque des questions urgentes les rendent nécessaires.

Le président et le directeur exécutif sont conjointement responsables de l’élaboration d’ordres du jour pertinents et intéressants pour les réunions du conseil d’administration. Ces agendas se composent généralement de quatre grandes catégories :

• Une mise à jour générale du directeur exécutif sur les activités d’Alimentation Juste, y compris une mise à jour financière et un aperçu général des événements et activités pour la période à venir.
• Points de discussion sur des questions opérationnelles spécifiques qui doivent être signalées au Conseil ou pour lesquelles le directeur exécutif souhaite obtenir l’avis du Conseil.
• Une mise à jour des membres du Conseil ou des comités du Conseil sur les activités du Conseil.
• Points de discussion sur les questions relevant de la responsabilité du Conseil.

Les documents relatifs aux réunions du conseil d’administration (c’est-à-dire l’ordre du jour et les documents annexes) seront fournis par le directeur exécutif et le président du conseil d’administration au moins cinq (5) jours ouvrables avant la réunion du conseil. Des points supplémentaires peuvent être ajoutés à l’ordre du jour à la demande de l’une des parties, si l’autre partie est d’accord. Pour permettre des discussions fructueuses, les documents relatifs aux points supplémentaires ne seront pas fournis aux membres du Conseil au plus tard 48 heures avant la tenue de la réunion. Les membres du conseil d’administration et le directeur exécutif s’engagent à venir aux réunions préparés et à avoir examiné tous les documents relatifs à la réunion.

Le rôle du directeur exécutif

Le conseil d’administration peut engager un directeur exécutif (ou équivalent, ci-après dénommé « directeur exécutif ») pour gérer l’organisation conformément aux politiques approuvées par le conseil d’administration. Le directeur exécutif est chargé de superviser les questions opérationnelles liées à la gestion d’Alimentation juste, telles que la gestion du personnel, la gestion des actifs financiers et physiques et la mise en œuvre des buts et objectifs stratégiques d’Alimentation juste par le biais de projets nouveaux et existants. Le directeur exécutif peut, à sa discrétion, demander l’avis du conseil d’administration sur des questions opérationnelles. Le directeur exécutif est chargé de prendre des décisions stratégiques relatives à l’organisation, pour autant qu’elles restent conformes aux orientations stratégiques définies dans le plan stratégique annuel et aux allocations budgétaires approuvées par le conseil d’administration sur une base annuelle. Les décisions susceptibles de s’écarter de ces principes doivent être soumises au conseil d’administration pour discussion en temps utile, afin que le conseil d’administration puisse contribuer à l’élaboration de ces décisions.

Responsabilités du directeur exécutif

1. Recommander au conseil d’administration des stratégies, des plans et des politiques qui mettent en œuvre les orientations générales d’Alimentation juste.
2. Veiller à ce que les activités d’Alimentation juste soient conformes à sa mission, à sa vision, à ses objectifs stratégiques et à son plan stratégique annuel et les fassent progresser.
3. Élaborer des budgets, en collaboration avec le trésorier, pour tous les programmes d’Alimentation juste et fournir des rapports financiers complets, précis, opportuns et faciles à comprendre pour le conseil d’administration sur une base trimestrielle.
4. Développer des relations avec des bailleurs de fonds et des bailleurs de fonds potentiels, rechercher des opportunités de financement, rédiger des propositions de subventions et s’engager dans toute autre activité acceptable par le conseil d’administration dans le cadre du plan stratégique qui peut être
   nécessaire pour collecter des fonds adéquats pour les programmes actuels et futurs et pour le personnel d’Alimentation Juste.
5. Développer des relations avec des partenaires et des partenaires potentiels pour les programmes d’Alimentation juste.
6. Renforcer la crédibilité d’Alimentation Juste auprès des principaux groupes d’intérêt, en la représentant officiellement en public et auprès des partenaires, des réseaux, des médias et du gouvernement, et en plaidant au nom de l’organisation si nécessaire.
7. Avec l’approbation de l’exécutif, engager du personnel pour réaliser les programmes ou les projets d’Alimentation juste et établir les conditions de cet emploi conformément aux politiques d’Alimentation juste.
8. Gérer, soutenir et évaluer le personnel rémunéré, conformément aux politiques du personnel.
9. Gérer, soutenir et évaluer les stagiaires et les bénévoles ou aider le personnel rémunéré à le faire.
10. Consulter l’exécutif au sujet d’un éventuel licenciement motivé de tout membre du personnel.
11. Assurer une gestion efficace des ressources, des programmes et des services aux membres, et des opérations d’Alimentation Juste.
12. Fournir des rapports réguliers sur les développements ou problèmes importants concernant Alimentation Juste à chaque réunion du conseil et informer le conseil de tout problème ou décision qui pourrait amener Alimentation Juste à ne pas atteindre ses objectifs stratégiques ou à s’écarter du plan stratégique annuel ou du budget approuvé, et tous les risques encourus par Alimentation Juste.
13. Fournir des mises à jour régulières sur les activités d’Alimentation juste pour aider le conseil à évaluer les progrès réalisés dans la mise en œuvre du plan stratégique annuel et à se tenir au courant des questions stratégiques actuelles et à venir, et pour s’assurer que le conseil est en mesure de représenter adéquatement Alimentation juste auprès des partenaires et de la communauté.
14. Produire un rapport annuel pour Alimentation Juste.

Collaboration entre le conseil d’administration et le directeur exécutif

Le conseil d’administration et le directeur exécutif travaillent en partenariat pour promouvoir les intérêts d’Alimentation Juste. Chaque entité a besoin de la collaboration de l’autre pour remplir ses fonctions, et cette collaboration repose sur les piliers de la transparence, de la communication ouverte et du respect mutuel des rôles et responsabilités de chacun.

En tant qu’employé le plus haut placé d’Alimentation Juste et son conseiller le plus respecté, le directeur exécutif est chargé de fournir au conseil d’administration des informations et des conseils stratégiques qui lui permettent de remplir son rôle de manière adéquate. Le conseil d’administration prend dûment en considération l’avis du directeur exécutif lorsqu’il prend des décisions qui relèvent de son domaine de responsabilité.

Le conseil d’administration a la responsabilité de donner au directeur exécutif la liberté nécessaire pour superviser les affaires opérationnelles d’Alimentation Juste au jour le jour et de manière efficace. Dans des circonstances normales, l’implication du conseil dans les affaires opérationnelles se limite à la création de politiques, à l’élaboration d’un plan stratégique annuel pour l’organisation et à l’approbation d’un budget annuel. Le conseil d’administration s’appuiera sur des examens réguliers de la mise en œuvre de ces politiques, des plans stratégiques et des états financiers pour garantir la responsabilité de l’organisation plutôt que d’approuver ou de conseiller les décisions quotidiennes.

Gestion du conseil d’administration et du directeur exécutif

Le conseil d’administration assumera la responsabilité de sa propre gestion, de sa continuité et de son renouvellement, avec l’aide et les conseils du directeur exécutif. Il veillera à l’efficacité des pratiques de réunion du conseil, à la conduite appropriée des administrateurs, à la formation continue du conseil et à l’attention permanente portée au recrutement de nouveaux membres du conseil et à la garantie que les membres actuels du conseil bénéficient du soutien nécessaire pour contribuer pleinement à l’organisation. Le conseil d’administration est chargé de fournir une orientation adéquate aux nouveaux membres du conseil d’administration et d’élaborer et de mettre en œuvre la révocation des membres du conseil d’administration qui ne respectent pas les règles.

Le conseil d’administration est chargé d’engager et de licencier le directeur exécutif, et de superviser ses performances. Le conseil d’administration fournira une évaluation des performances au directeur exécutif sur une base annuelle, avec une évaluation formelle complète des performances tous les deux ans. La gestion de tout autre personnel d’Alimentation Juste conformément à ses politiques de ressources humaines est considérée comme une question opérationnelle et, en tant que telle, relève de la responsabilité du directeur exécutif.

Assemblée générale annuelle

Les administrateurs convoquent une assemblée annuelle des membres qui sera régie par les dispositions du règlement intérieur relatives aux assemblées des membres, y compris les dispositions relatives à la prise de décision lors des assemblées des membres. (Voir les articles 10, 12, 13, et 16-22 des statuts).

L’assemblée générale annuelle (AGA) se tient dans les 15 mois suivant l’AGA précédente, à un endroit et une heure
à

1. Établir les orientations générales d’Alimentation Juste en les adoptant ou en les réaffirmant :
   • La philosophie d’Alimentation Juste (Vision, Mission, Mandat et Valeurs)
   • Les objectifs stratégiques et à long terme d’Alimentation Juste.
2. Recevoir le rapport du président et les rapports du directeur exécutif, contenant les réalisations importantes d’Alimentation Juste au cours de l’année écoulée par rapport aux objectifs stratégiques établis.
3. Ratifier les états financiers de l’année précédente.
4. Nommer un vérificateur pour vérifier les comptes et les états financiers annuels d’Alimentation Juste afin de les présenter aux membres lors de la prochaine assemblée annuelle. Le vérificateur reste en fonction jusqu’à la prochaine assemblée annuelle, à condition que les administrateurs puissent combler toute vacance fortuite du poste de vérificateur. La rémunération du commissaire aux comptes est fixée par le conseil d’administration. L’auditeur ne peut être un directeur, un dirigeant ou un employé d’Alimentation Juste.
5. Modifier les statuts et le règlement intérieur, si nécessaire.
6. Approuver toute modification des cotisations des membres, si nécessaire.
7. Élire les membres du Conseil d’administration.

Comité exécutif

Le conseil d’administration élit des membres du bureau pour gérer l’organisation conformément aux dispositions des articles 31 à 34 des statuts, et leur délègue des responsabilités comme suit :

Les fonctions du comité exécutif sont les suivantes
:

• Agir en tant que comité de sélection pour le poste de directeur exécutif aux fins de recommandation au conseil d’administration.
• Évaluer annuellement la performance du directeur exécutif.
• Assurer un suivi et un soutien permanents du travail du directeur exécutif.
• En cas de situation d’urgence, le comité exécutif, en consultation avec le directeur exécutif, doit
  habilité à agir au nom du conseil d’administration. Le Comité exécutif est tenu de prendre
  des mesures pour que de telles occasions soient rares.
• Recommander au Conseil d’administration la suspension et l’expulsion d’un membre de la Corporation.
• Établir l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration en consultation avec le directeur exécutif avant la réunion.
  réunion.

Les fonctions du comité exécutif peuvent être ajoutées de temps à autre par le conseil d’administration.

Réunions du Comité exécutif

• Le comité exécutif se réunit au moins six (6) fois par an à un endroit et à une heure déterminés par le comité exécutif. Le Comité exécutif peut établir un calendrier des réunions du Comité exécutif et aucun préavis n’est requis pour ces réunions. Pour tous les autres membres du Comité exécutif
  Nommer un auditeur chargé de vérifier les comptes et les états financiers annuels d’Alimentation Juste pour en faire rapport à l’Assemblée générale de l’UE.
  les réunions, un avis écrit doit être donné à chaque membre du Comité exécutif au moins 48 heures (à l’exclusion de toute partie d’un dimanche ou d’un jour férié) avant l’heure à laquelle la réunion doit se tenir, sauf qu’aucun avis de réunion n’est nécessaire si tous les membres du Comité exécutif sont présents ou si les absents ont renoncé à l’avis ou ont autrement signifié leur consentement à la tenue de cette réunion.
• Aucune réunion du comité exécutif ne peut avoir lieu si la majorité des membres du comité exécutif n’est pas présente à la réunion.
• Les réunions du comité exécutif peuvent être combinées avec des réunions de l’ensemble du conseil d’administration.
• Le directeur exécutif a le droit de recevoir une convocation et d’assister aux réunions du comité exécutif et peut participer aux discussions, mais ne peut pas voter sur les questions soumises au comité. Cette participation a lieu dans le cadre des fonctions rémunérées du directeur exécutif.
• Nonobstant les dispositions ci-dessus, le Comité exécutif peut, à sa discrétion, se réunir à huis clos.
• Un membre du Comité exécutif peut, si tous les membres du Comité exécutif y consentent, participer à une réunion du Comité exécutif au moyen d’un téléphone ou d’autres moyens de communication permettant à toutes les personnes participant à la réunion de s’entendre les unes les autres, et un membre du Comité exécutif participant à une telle réunion est réputé être présent à la réunion.

Liaison avec le personnel

Outre le comité exécutif, le conseil d’administration désigne l’un de ses membres pour assurer la liaison avec le personnel. L’agent de liaison du personnel communique régulièrement avec le personnel, est à la disposition du personnel pour lui donner des conseils et dirige le conseil d’administration dans l’exercice de ses responsabilités en matière de consultation du personnel, comme indiqué ci-dessus et dans le document intitulé
Politiques du personnel
.

Rémunération des administrateurs et des dirigeants

Les administrateurs et les dirigeants ne sont pas rémunérés pour l’exercice de leurs fonctions ; toutefois, au besoin, ils peuvent recevoir leurs dépenses personnelles engagées dans le cadre des activités approuvées du conseil d’administration, y compris, mais sans s’y limiter, les frais de déplacement, de garde d’enfants, de remplacement d’un travailleur agricole et de photocopie. Ces dépenses doivent être approuvées au préalable par le conseil d’administration.

Les administrateurs et les dirigeants peuvent, avec l’approbation préalable du conseil d’administration, conclure des contrats pour des services à Alimentation Juste qui ne relèvent pas de leurs fonctions respectives et pour lesquels ils reçoivent une rémunération.